Come si valuta che una struttura di protezione civile operi attraverso procedure coerenti con il quadro normativo, con ruoli e responsabilità chiaramente definiti e con un’organizzazione adeguata alle funzioni che è chiamata a svolgere?
È un ambito di lavoro su cui Fondazione CIMA ha sviluppato un’esperienza decennale, a partire dal primo percorso condotto con Regione Lombardia, e che nel tempo è stato applicato e affinato in contesti regionali differenti e segnalato dal Dipartimento della Protezione Civile italiano come una buona pratica per le amministrazioni regionali.
Fondazione CIMA ha portato avanti attività analoghe con diverse amministrazioni, adattando di volta in volta il metodo alle caratteristiche dell’organizzazione, alle funzioni oggetto di analisi e al relativo quadro normativo e procedurale.
Oggi questo percorso prosegue in Regione Umbria nell’ambito del progetto RIMUCLIMA, dedicato alla verifica giuridico-gestionale delle procedure e delle prassi operative del Centro Funzionale Multirischi Regionale (CFMR) e della Sala Operativa Regionale (SOR).
Non si tratta infatti di applicare un modello standardizzato, ma di utilizzare un approccio strutturato per ricostruire il funzionamento di ciascun sistema: partire dalle funzioni attribuite dalla normativa, analizzare come queste vengono tradotte in ruoli, responsabilità, procedure e prassi operative, individuare le possibili aree di vulnerabilità e valutarne la rilevanza.
Dalla norma al funzionamento operativo
All’interno del sistema regionale di protezione civile, un Centro Funzionale e una Sala Operativa svolgono funzioni differenti ma strettamente connesse tra loro. Analizzarne il funzionamento significa quindi ricostruire un insieme complesso di competenze, responsabilità, procedure, flussi decisionali e relazioni tra soggetti diversi.
Il lavoro parte dal quadro normativo e istituzionale: quali funzioni devono essere garantite? A chi sono attribuite le diverse responsabilità? Quali sono le condotte attese? E in che modo tutto questo viene tradotto nelle procedure interne e nelle prassi attraverso cui le strutture operano concretamente?
È dal confronto tra questi diversi livelli che possono emergere i primi elementi di vulnerabilità.
Per questo il percorso prevede innanzitutto un’analisi del contesto giuridico e organizzativo e la definizione delle condotte attese. Su queste basi viene effettuata una revisione procedurale che consente di costruire una prima mappatura delle aree di rischio.
In questo contesto, quindi, il rischio non riguarda la probabilità che si verifichi un evento naturale: riguarda le possibili criticità associate all’assetto giuridico, organizzativo e procedurale attraverso cui determinate funzioni di protezione civile vengono esercitate.
Stato di avanzamento delle attività in Umbria
Il lavoro con Regione Umbria è attualmente entrato nella fase di ponderazione del rischio: dopo aver individuato le possibili aree di vulnerabilità, è necessario valutarne la rilevanza e comprendere quali richiedano prioritariamente un intervento.
È all’interno di questa fase che si colloca la somministrazione di questionari anonimi al personale del CFMR e della SOR.
L’analisi documentale viene così integrata con l’esperienza di chi opera quotidianamente nelle due strutture. I questionari approfondiscono, tra gli altri elementi, ruoli e procedure, organizzazione del lavoro, formazione e strumenti disponibili, coordinamento con enti esterni, gestione di criticità e imprevisti, oltre ad aspetti specifici delle funzioni svolte dal Centro Funzionale (gestione delle attività di previsione, monitoraggio e allertamento) e dalla Sala Operativa (gestione delle fasi operative, affidabilità dei sistemi e continuità del servizio).
Il coinvolgimento degli operatori non è un elemento accessorio, ma strutturale. Per valutare l’effettivo funzionamento delle procedure è necessario mettere in relazione norme, documentazione interna e prassi operative. È quindi un processo che richiede una stretta collaborazione con l’amministrazione e con le strutture coinvolte, chiamate a condividere non soltanto procedure e regolamenti, ma anche elementi derivanti dall’esperienza concreta.
«L’obiettivo non è fermarsi alla verifica della conformità, ma capire dove possono emergere vulnerabilità e trasformare questa analisi in indicazioni concrete di miglioramento. Per farlo è essenziale lavorare insieme alle strutture e integrare il quadro normativo e procedurale con l’esperienza di chi opera ogni giorno sul campo», spiega Luca Molini, ricercatore di Fondazione CIMA.
Dalle criticità alle azioni di miglioramento
La ponderazione permette di arrivare all’ultima parte del percorso: stabilire quali azioni intraprendere rispetto alle vulnerabilità individuate.
A seconda della loro rilevanza, il percorso condotto da Fondazione CIMA porterà alla proposta di azioni di Approfondimento, di Rinforzo/Miglioramento oppure di Mitigazione e Fronteggiamento.
La verifica di conformità, quindi, non si esaurisce nell’evidenziare uno scostamento tra quanto previsto e quanto osservato. L’obiettivo è utilizzare le evidenze raccolte insieme per individuare possibili interventi attraverso cui rendere più solidi procedure, assetti organizzativi e modalità operative.
È questa la logica che accompagna questo filone di attività di Fondazione CIMA: partire dalla conoscenza del sistema di protezione civile e delle sue funzioni, analizzarne la traduzione normativa, procedurale e organizzativa e trasformare le vulnerabilità individuate in indicazioni per il loro superamento.
In Umbria, il completamento della ponderazione del rischio aprirà quindi l’ultima fase di progetto: passare dalla conoscenza delle vulnerabilità alla costruzione delle risposte necessarie per affrontarle, insieme alle strutture e alle persone che ogni giorno sono chiamate a far funzionare questo sistema.